Monday, 25 June 2012


PENGURUSAN FAIL PRASEKOLAH       
( SUMBER  : BAHAGIAN PENGURUSAN SEKOLAH HARIAN KPM)

1.     DEFINISI FAIL
·         PROSES MENGKLASIFIKASI, MENYUSUN, MENYIMPAN DAN MENYELENGGARA FAIL-FAIL BAGI MEMUDAHKAN PENGURUSAN APABILA DIPERLUKAN.
·         Satu folder yang diberi tajuk, nombor, didaftar dan diindekskan di mana di dalamnya surat-surat  disusun dengan cermat dan teratur

2.     TUJUAN
·         Mewujudkan sistem fail yang seragam di Kelas Prasekolah KPM.
·         Mengelakkan berlaku pertindihan dalam memberikan tajuk dan nombor fail.
·         Memudahkan dan mempercepatkan pengesanan fail-fail.
·         Memastikan fail-fail sentiasa terkawal mengikut sistem yang telah ditetapkan.

3.     Tajuk-tajuk fail boleh diberikan angka kod seperti berikut:
Contoh:          ABA1034/01/01/001
                        ABA     …..       -           Kod Sekolah
01                     -           Kurikulum
            01                     -           Prasekolah
            001                   -           No. Fail Prasekolah

4.     CONTOH FAIL AM

ABA1034/ 01 / 01 / 001
 


Kod                  Kod                  Kod                  No. Fail
sekolah             kurikulum          Prasekolah        Prasekolah

5.     KERTAS MINIT

Tiap-tiap fail perlu ada:
·         Kertas minit.
·         *Salinan surat-surat yang dihantar dan telah dimasukkan nombor rujukan (enclosure number).
*Surat-surat yang dimasukkan ke dalam fail hendaklah direkod pada kertas minit.
       6.   NOMBOR-NOMBOR  TAJUK DAN PERKARA FAIL PRASEKOLAH
            Nombor                            Perkara
ABA…./ 01/ 01/001   Surat Pekeliling / Siaran
ABA…. / 01/ 01/002   Pendaftaran Murid
ABA…. / 01/ 01/003   Jawatankuasa Prasekolah
ABA…. / 01/ 01/004   Mesyuarat Pra
ABA…. / 01/ 01/005   Fail Sukatan / Huraian Sukatan Pelajaran
ABA…. / 01/ 01/006   Maklumat  Biodata (Guru/PPM/Murid)
ABA…. / 01/ 01/007   Ko-Akademik
ABA…. / 01/ 01/008   Sukan dan Motivasi
ABA…. / 01/ 01/009   Penguasaan Murid 4M
ABA…. / 01/ 01/010   Pencerapan / Penyeliaan
ABA…. / 01/ 01/011   Portfolio
ABA…. / 01/ 01/012   Kursus / Bengkel / Taklimat / Seminar
            ABA…. / 01/ 01/013  Kewangan
ABA…. / 01/ 01/014   Perolehan Harta Modal
ABA…. / 01/ 01/015   Perolehan Inventori
ABA…. / 01/ 01/016  Am

6.     ABA..../ 01/ 01/001   Surat Pekeliling / Siaran
Semua  arahan –arahan  atau  pekeliling  yang   berkaitan

7.     ABA.../ 01/ 01/002   Pendaftaran Murid
   Senarai Nama Murid dan Maklumat      Ibu Bapa,Penjaga
   Rumusan 

8.     ABA....../ 01/ 01/003   Jawatankuasa Prasekolah
·         1.Jawatankuasa  Prasekolah  sekolah
·         1 JawatankuasaPemilihan(GB,PK1,PK2,Pkko
Guru Prasek,Guru  Pend. Islam,Guru Tahap 1)
·         2.Jawatankuasa  Badan  Pemuafakatan
       9.   ABA..../ 01/ 01/004   Mesyuarat Pra
·         Surat  Panggilan  Mesyuarat
·         Minit  Mesyuarat
·         Handout

10.  ABA...../ 01/ 01/005   Fail Sukatan / Huraian Sukatan Pelajaran
·         Jadual  Waktu
·         Sukatan  dan  huraian
·         Rancangan  Tahunan
·         Takwim

11.  ABA...../ 01/ 01/006   Maklumat
·         Segala maklumat mengenai prasekolah

12.  ABA....../ 01/ 01/007   Ko-Akademik
·         Kertas  kerja/konsep 
·         Laporan
·         Post  Mortem
·         Contoh aktiviti :Pertandingan  mewarna

13.  ABA....../ 01/ 01/008   Sukan dan Motivasi
·         Kertas  kerja/ takwim
·         Laporan
·         Post Mortem
14.  ABA...../ 01/ 01/009   Penguasaan Murid 4M
·         Senarai Semak
·         Rekod Anekdot
·         Rekod Berterusan
·         Analisis Kajian /Pentaksiran 4M
             -Junior Kids Programme



15.  ABA…. / 01/ 01/010   Pencerapan / Penyeliaan
·         Jadual  Pencerapan  Guru
·         Jadual  penyeliaan  PPM
·         Salinan  laporan

16.  ABA…. / 01/ 01/011   Portfolio
·         Butiran  Peribadi  murid
·         Salinan Surat Beranak
·         Kad Pengenalan Ibu Bapa
·         Rekod Kesihatan Murid
·         Sijil Sakit

17.  ABA..../ 01/ 01/012   Kursus / Bengkel / Taklimat
·         Surat  Panggilan

18.  ABA...../ 01/ 01/013       Kewangan
·         1.Salinan  dokumen

19.  ABA...../ 01/ 01/014       Perolehan Harta Modal
·         1.Salinan  dokumen

20.  ABA...../ 01/ 01/015Perolehan Inventori
·         1.Salinan  dokumen

21.  ABA...../ 01/ 01/016       Am
·         1.Salinan  dokumen

PERKARA-PERKARA LAIN DALAM FAIL
(a)        Sampul Kecil.
Satu fail sementara dibuka kerana fail asalnya tidak ditemui. Fail ini mengandungi satu tajuk sahaja. Bila sudah digunakan ianya hendaklah ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar.
Fail ini tidak aktif

CARA MEMBUKA FAIL

       Namakan Fail- SURAT PEKELILING / SIARAN;
       Nomborkan –bersistem SKM2/ 01/01/001;
       Tebuk lubang 1 inci dengan penebuk;
       Kertas minit di sebelah kiri kulit -rujukan;
       Dokumen pertama sebelah kanan-sistem;
       Masukkan dalam lubang yg ditebuk dengan benang
TUTUP FAIL
       100 dokumen sehelai; atau tebal fail satu inci;
       Nombor fail baru – sama SKM2/ 01/01/001 tambah JLD.2
                         ABA…. / 01/01/001 JLD.2 (1)
       Fail lama ikat dengan tali putih (parcel) dan simpan ditempat yang selamat serta mudah dikesan jika diperlukan;