PENGURUSAN
FAIL PRASEKOLAH
( SUMBER : BAHAGIAN PENGURUSAN SEKOLAH HARIAN KPM)
1.
DEFINISI FAIL
·
PROSES MENGKLASIFIKASI, MENYUSUN, MENYIMPAN DAN MENYELENGGARA FAIL-FAIL
BAGI MEMUDAHKAN PENGURUSAN APABILA DIPERLUKAN.
·
Satu folder yang diberi tajuk, nombor, didaftar dan diindekskan di mana
di dalamnya surat-surat disusun dengan
cermat dan teratur
2.
TUJUAN
·
Mewujudkan
sistem fail yang seragam di Kelas Prasekolah KPM.
·
Mengelakkan
berlaku pertindihan dalam memberikan tajuk dan nombor fail.
·
Memudahkan
dan mempercepatkan pengesanan fail-fail.
·
Memastikan
fail-fail sentiasa terkawal mengikut sistem yang telah ditetapkan.
3.
Tajuk-tajuk fail boleh
diberikan angka kod seperti berikut:
Contoh: ABA1034/01/01/001
ABA ….. - Kod Sekolah
01 - Kurikulum
01 - Prasekolah
001 - No. Fail Prasekolah
4.
CONTOH FAIL AM
Kod Kod Kod No. Fail
sekolah
kurikulum Prasekolah Prasekolah
5.
KERTAS MINIT
Tiap-tiap fail perlu ada:
·
Kertas minit.
·
*Salinan surat-surat yang dihantar dan telah
dimasukkan nombor rujukan (enclosure number).
*Surat-surat yang dimasukkan ke
dalam fail hendaklah direkod pada kertas minit.
6.
NOMBOR-NOMBOR TAJUK DAN PERKARA FAIL PRASEKOLAH
Nombor Perkara
ABA…./ 01/ 01/001
Surat Pekeliling / Siaran
ABA…. / 01/ 01/002
Pendaftaran Murid
ABA…. / 01/ 01/003
Jawatankuasa Prasekolah
ABA…. / 01/ 01/004
Mesyuarat Pra
ABA…. / 01/ 01/005
Fail Sukatan / Huraian Sukatan Pelajaran
ABA…. / 01/ 01/006
Maklumat Biodata (Guru/PPM/Murid)
ABA…. / 01/ 01/007
Ko-Akademik
ABA…. / 01/ 01/008
Sukan dan Motivasi
ABA…. / 01/ 01/009
Penguasaan Murid 4M
ABA…. / 01/ 01/010
Pencerapan / Penyeliaan
ABA…. / 01/ 01/011
Portfolio
ABA…. / 01/ 01/012
Kursus / Bengkel / Taklimat / Seminar
ABA…. / 01/ 01/013
Kewangan
ABA…. / 01/ 01/014 Perolehan Harta Modal
ABA…. / 01/ 01/015 Perolehan Inventori
ABA…. / 01/ 01/016 Am
6. ABA..../ 01/ 01/001
Surat Pekeliling / Siaran
Semua arahan –arahan atau
pekeliling yang berkaitan
7. ABA.../ 01/ 01/002
Pendaftaran Murid
Senarai Nama Murid dan Maklumat Ibu
Bapa,Penjaga
Rumusan
8. ABA....../ 01/ 01/003
Jawatankuasa Prasekolah
·
1.Jawatankuasa Prasekolah
sekolah
·
1
JawatankuasaPemilihan(GB,PK1,PK2,Pkko
Guru Prasek,Guru Pend. Islam,Guru Tahap 1)
·
2.Jawatankuasa Badan
Pemuafakatan
9.
ABA..../ 01/ 01/004 Mesyuarat Pra
·
Surat Panggilan
Mesyuarat
·
Minit Mesyuarat
·
Handout
10. ABA...../ 01/ 01/005
Fail Sukatan / Huraian Sukatan Pelajaran
·
Jadual Waktu
·
Sukatan dan
huraian
·
Rancangan Tahunan
·
Takwim
11. ABA...../ 01/ 01/006
Maklumat
·
Segala
maklumat mengenai prasekolah
12. ABA....../ 01/ 01/007
Ko-Akademik
·
Kertas kerja/konsep
·
Laporan
·
Post Mortem
·
Contoh
aktiviti :Pertandingan mewarna
13. ABA....../ 01/ 01/008
Sukan dan Motivasi
·
Kertas kerja/ takwim
·
Laporan
·
Post
Mortem
14.
ABA...../ 01/ 01/009
Penguasaan Murid 4M
·
Senarai Semak
·
Rekod Anekdot
·
Rekod Berterusan
·
Analisis Kajian /Pentaksiran
4M
-Junior Kids Programme
15.
ABA…. / 01/
01/010 Pencerapan / Penyeliaan
·
Jadual Pencerapan
Guru
·
Jadual penyeliaan
PPM
·
Salinan laporan
16. ABA….
/ 01/ 01/011 Portfolio
·
Butiran Peribadi
murid
·
Salinan Surat Beranak
·
Kad Pengenalan Ibu Bapa
·
Rekod Kesihatan Murid
·
Sijil Sakit
17.
ABA..../ 01/ 01/012
Kursus / Bengkel / Taklimat
·
Surat Panggilan
18. ABA...../ 01/ 01/013 Kewangan
·
1.Salinan dokumen
19. ABA...../ 01/ 01/014 Perolehan
Harta Modal
·
1.Salinan dokumen
20. ABA...../ 01/ 01/015Perolehan Inventori
·
1.Salinan dokumen
21. ABA...../ 01/ 01/016 Am
·
1.Salinan dokumen
PERKARA-PERKARA LAIN
DALAM FAIL
(a) Sampul Kecil.
Satu fail sementara dibuka
kerana fail asalnya tidak ditemui. Fail ini mengandungi satu tajuk sahaja. Bila
sudah digunakan ianya hendaklah ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar.
Fail ini tidak aktif
CARA MEMBUKA FAIL
• Namakan Fail- SURAT PEKELILING / SIARAN;
• Nomborkan –bersistem SKM2/ 01/01/001;
• Tebuk lubang 1 inci dengan penebuk;
• Kertas minit di sebelah kiri kulit -rujukan;
• Dokumen pertama sebelah kanan-sistem;
• Masukkan dalam lubang yg ditebuk dengan benang
TUTUP FAIL
•
100 dokumen sehelai;
atau tebal fail satu inci;
•
Nombor fail baru – sama
SKM2/ 01/01/001 tambah JLD.2
ABA…. / 01/01/001 JLD.2 (1)
•
Fail lama ikat dengan
tali putih (parcel) dan simpan ditempat yang selamat serta mudah dikesan jika
diperlukan;